原始凭证是在经济业务发生或完成时取得或填制的会计资料,是记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据。它不仅能记录经济业务,还能明确经济责任,是进行会计核算工作的原始资料和重要依据,是会计资料中最具有法律效力的一种文件。对原始凭证的审计是否到位,直接关系到审计的质量。
市审计局在近期的审计中发现,部分行政事业单位原始凭证支出手续不规范、附件不齐全问题屡见不鲜,应引起足够重视。主要表现在以下三个方面:
一是原始支出凭证中附件不齐全。例如按照公务接待管理规定,公务接待费支出凭证附件中应有发票及费用清单、接待对象提供的公函,还应有由单位经办人员事先填报并报审批的《公务接待审批单》。部分单位支出公务接待费的凭证中缺少费用清单、接待公函、公务接待审批单等附件的现象普遍存在。
二是原始支出凭证中发票填写内容不齐全。在购买办公用品、宣传制作费用、差旅费、专家咨询费、劳务费等支出凭证中,有的发票数量和单价栏均为空,有的无开票人姓名,有的经济业务内容笼统,无具体商品或劳务名称,也未附明细清单,无法知晓其具体事由。
三是原始支出凭证报销手续不齐备。部分报销的发票上无经办人、证明人、领款人签字;部分票据只有领导与会计、出纳或司机中的一人签名,证明力不强;部分报销的结算方式不规范。如某单位2014至2016年给劳务人员和辖区办事处发放劳务费用70余万元,结算方式均为现金和经办人公务卡,其中50多万元由经办人代领,占支出金额的70.72%。
为加强原始凭证管理,提高会计信息质量,审计建议:
一是建立健全行政事业单位内部管理制度,营造规范化的会计凭证审核氛围。行政事业单位应加强内部管理,建立健全财务审批制度,明确经办人、证明人、审批人的职责。对记载不明确、不完整、审批手续不全的原始凭证予以退回,待按规定更正、补充后方可报销。
二是加强会计人员业务能力培训,加快行政事业单位会计队伍建设。会计工作具有较强的政策性和较高的专业性,行政事业单位财会人员应积极通过集中学习和自主学习努力提高专业能力素质,及时学习、尽快适应与原始凭证相关的一些新政策、新要求、新做法。
三是加大对单位负责人财经法律法规知识的宣传力度,提高单位负责人的思想认识。《会计法》规定,单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责,会计基础工作的好坏与领导密切相关,单位负责人应自主学习有关财务基础知识。政府监管部门也可定期举办单位负责人培训班,宣传讲解国家财经法律法规以及一些会计基础知识。通过提高单位负责人对会计工作的认识和重视程度,为会计人员开展工作创造良好的环境。
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